elButlletí

Publicación bimensual de AQU Catalunya

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Mayo 2008

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Graduate Prospects (GP) es la filial comercial de HECSU (Higher Education Careers Services Unit), una organización educativa sin ánimo de lucro que se dedica a orientar, asesorar, presentar oportunidades y ofrecer información a estudiantes y licenciados en relación con las distintas salidas profesionales. Sus servicios se dirigen y son gestionados por el sector de enseñanza superior del Reino Unido. Aunque se trata de una empresa comercial, sus beneficios se destinan a financiar las actividades de la organización sin ánimo de lucro, entre las que cabe destacar uno de los estudios longitudinales más extensos del mundo, Futuretrack.

Graduate Prospects nació hace 35 años gracias a la voluntad de algunos servicios universitarios de carreras profesionales de crear una base de datos nacional de ofertas de trabajo para licenciados, que se esperaba que ofreciera más oportunidades que una institución individual. Desde sus inicios, Graduate Prospects ha mejorado considerable sus productos y servicios y hoy es una de las instituciones líderes en la publicación de información y oportunidades relacionadas con carreras profesionales y cursos de posgrado del Reino Unido.

Como institución siempre hemos tenido en cuenta el poder de la tecnología y, especialmente, de Internet. GP fue la primera organización de este tipo que desarrolló un portal para publicar una selección de puestos de trabajo para licenciados. Desde entonces, hemos seguido utilizando las nuevas tecnologías, tanto para nuestros productos y servicios como para orientar las actividades de los servicios de carreras profesionales.

Internet es una tecnología aplicada que permite acceder a información de alta calidad, ofrece mayores oportunidades a los usuarios e incrementa la posibilidad de ahorrar tiempo y llevar a cabo actividades en colaboración. Esta fue la premisa inicial de la creación de ProspectsNet: una plataforma de software alojada en un servidor externo que permite a los servicios de carreras profesionales utilizar tecnología de bajo coste (sin la necesidad de usar hardware y recursos de mantenimiento), lo que facilita que cada servicio pueda dedicar más tiempo a estudiantes, licenciados y empresarios.

El sistema ProspectsNet
ProspectsNet es un paquete de tres productos centrales:

1. Módulo de gestión de ofertas de trabajo: permite a los servicios de carreras profesionales almacenar, gestionar y publicar ofertas de trabajo en su propio portal. La nueva versión permite a los empresarios vinculados a un servicio de carreras profesionales publicar ofertas directamente en la web de este servicio. Posteriormente, estas ofertas son autorizadas por el equipo del servicio antes de ser publicadas en línea. La creación de esta herramienta garantiza minimizar los costes, ya que ha sido desarrollada, alojada y mantenida por GP. La posibilidad de que las mismas empresas publiquen sus ofertas libera al equipo del servicio de carreras rofesionales de tener que realizar la entrada de datos y le permite establecer y mantener relaciones más estables con los empresarios, lo que a su vez da lugar a la publicación de un mayor número de ofertas.
   
   
2. Módulo de orientación electrónica: permite a los estudiantes y licenciados acceder a los recursos del servicio de carreras profesionales cuando lo necesiten y sin tener que acudir personalmente. Este recurso facilita que el equipo de trabajo pueda comunicarse directamente con los estudiantes y licenciados de forma programada (cada servicio establece sus niveles de servicio y tiempo de respuesta), y les permite gestionar mejor sus recursos. El sistema graba las conversaciones con los estudiantes, lo que facilita que otros miembros del equipo puedan ponerse en contacto con ellos si el asesor que los ha atendido en un principio está ocupado en aquel momento. Los accesos directos como FAQ (preguntas más frecuentes) y las listas de recursos incrementan la capacidad del servicio para responder rápidamente a cuestiones estándar, pudiendo dedicar más tiempo al asesoramiento individualizado.
   
   
3. Módulo de gestión de casos: permite a los servicios de carreras profesionales gestionar casos individualizados o de grupo a través de una interfaz en línea. Desde entrevistas individualizadas de orientación profesional hasta presentaciones de los empresarios a grupos más numerosos, el sistema ayuda a gestionar el proceso de principio a fin, inclusive la comunicación permanente con los delegados.

La aplicación también se beneficia de un sistema integrado de gestión de la información que une los tres módulos y garantiza un uso más eficiente de los recursos del servicio de carreras profesionales.

Todo el sistema fue desarrollado por GP en colaboración con el sector de enseñanza superior, a través de un equipo supervisor y comisiones de usuarios formadas por personal y directivos de los servicios de carreras profesionales. El proyecto se desarrolló para satisfacer las necesidades de todo el sector y ha sido adaptado por numerosas organizaciones. Actualmente, más del 50% de las universidades del Reino Unido utilizan uno o varios módulos de ProspectsNet, un índice de utilización muy elevado que se incrementa año tras año.

Compartir ofertas de trabajo
Desde su creación GP ha liderado el desarrollo de productos y servicios para ayudar a los estudiantes y licenciados a entender las opciones que tienen a su alcance, hacer realidad sus aspiraciones profesionales a largo plazo, planificar su inserción en el mercado laboral y encontrar la oferta de trabajo que más se ajusta a su perfil. Estos principios son lo que utilizan los servicios de carreras profesionales con los que trabajamos más estrechamente. También compartimos con ellos otra convicción: cuanto más amplia sea la elección de oportunidades que se ponga al alcance de estudiantes y licenciados, más posibilidades tendrán de escoger el trabajo que mejor se adecue a sus características e iniciar con éxito su carrera profesional.

Desde siempre, GP ha puesto al alcance de los estudiantes y licenciados que utilizan sus servicios una amplia gama de ofertas de trabajo nacionales e internacionales. Por otro lado, tradicionalmente, los servicios de carreras profesionales han conseguido las ofertas de trabajo estableciendo relaciones con empresas locales, y en algún caso nacionales, para ofrecer mejores oportunidades a sus estudiantes y licenciados. En este sentido, se ha hecho muy poco para colaborar o compartir información, ya que cada servicio ha tendido a proteger sus ofertas para sus propios estudiantes. Sin duda, ello ha reducido las oportunidades potenciales para todos.

Esta situación ofreció la posibilidad de atender las necesidades de los servicios de carreras profesionales y permitirles proteger su relación con los empresarios y, al mismo tiempo, ofrecer una gama más amplia de ofertas de trabajo y oportunidades laborales a los estudiantes y licenciados de todos los servicios participantes.

Retos
Al constatar que cada vez había un mayor número de servicios de carreras profesionales que utilizaban el módulo de ofertas de trabajo de ProspectsNet, aprovechamos la oportunidad para compartir ofertas entre servicios e incrementar así el número de plazas publicadas en el sitio web de cada servicio. Esto coincidió con una serie de colaboraciones a escala regional en que los servicios implicados ya habían superado, en parte, la desconfianza que les suscitaba la puesta en común de ofertas. Otro reto fue extender esta confianza a GP, una empresa comercial que obtiene beneficios vendiendo publicidad a las empresas.

La solución fue plantear una aplicación que permitía compartir gratuitamente las ofertas de trabajo entre organismos colaboradores a escala regional pero que exigía pagar la publicidad (una pequeña tarifa por anuncio) para los servicios de selección nacional. La pequeña tarifa que abonaban los empresarios que publicaban ofertas ayudó a financiar el desarrollo, el alojamiento y el mantenimiento del sistema compartido, de modo que ninguno de los servicios de carreras profesionales incurría en una carga económica adicional. En contraprestación, estos servicios autorizaron a GP a ofrecer publicidad en su portal www.prospects.ac.uk por una cuota adicional, lo que, a su vez, ha incrementado el número de empresas que se anuncian en el servicio nacional.

También acordamos que si una empresa se inscribía en un servicio de carreras profesionales, este servicio "pertenecería" a aquella empresa y GP no podría ponerse en contacto directamente con la misma. GP sólo podría establecer contacto con un empresario inscrito en un servicio de carreras profesionales si éste decidía anunciarse a escala nacional, en cuyo caso sería a la vez cliente de GP y de dicho servicio.

¿Funciona?
Sí, funciona. Cada vez hay más servicios de carreras profesionales que utilizan la solución ProspectsNet y se inscriben en el sistema de ofertas de trabajo compartidas. Hasta el momento los resultados son muy alentadores:

• Los servicios que participan en este proyecto han incrementado sus ofertas, de forma que los estudiantes y licenciados tienen a su alcance una gama más amplia de oportunidades.
• Graduate Prospects ha incrementado el número de anunciantes, lo que ha significado un aumento de la gama de ofertas de trabajo para el servicio nacional.
• Los beneficios que genera el servicio compartido sirven para financiar el desarrollo, el alojamiento y el mantenimiento.
• Los servicios de carreras profesionales tienen la oportunidad de desarrollar relaciones más fuertes y estables con un mayor número de empresarios, lo que da lugar a una mayor publicación de ofertas.
• Los colaboradores regionales disponen de una plataforma con la que trabajar, mientras que los participantes individuales mantienen su propia identidad.
• Todas las partes implicadas entienden la relación, de modo que se mantiene y cultiva la confianza mutua.

Conclusión
Todos los servicios de carreras profesionales se esfuerzan por ofrecer las mejores oportunidades a sus estudiantes y licenciados, y al mismo tiempo proteger sus relaciones con las empresas. Sin embargo, es posible mantener la independencia y a la vez seguir mejorando las oportunidades que ponen al alcance de sus estudiantes y licenciados, así como garantizar que tengan un mayor acceso a las ofertas de trabajo.

Si aceptamos estos principios, tendremos la oportunidad de trabajar juntos, mejorar el potencial de los resultados y a la vez reducir los costes económicos y de recursos que supone el desarrollo de soluciones y ventajas para el servicio y sus estudiantes y licenciados.