Publicación bimensual de AQU Catalunya

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Enero 2009

La implantación de la calidad es una decisión estratégica que debe permitir mejorar continuamente las actividades de AQU Catalunya y adaptarse a los cambios que afronta el sistema universitario catalán. Desde el año 2000 la agencia catalana ha optado por certificar su sistema interno de calidad y en el próximo mes de abril volverá a renovar la certificación ISO 9001, como un elemento más de garantía de calidad, junto con los estándares y directrices europeos, por los que fue evaluada en el año 2007 por ENQA, la asociación europea de agencias. Esta evaluación ha permitido que, a finales de 2008, AQU Catalunya haya sido una de las tres primeras agencias en ser incluida en el registro europeo EQAR, un registro de agencias de calidad que operan en el EEES que genera una lista de las consideradas solventes, dignas de confianza y con una buena credibilidad. Fundado por las asociaciones europeas que agrupan a universidades e instituciones de educación superior, estudiantes y agencias de garantía de la calidad —EUA (Asociación Europea de Universidades), EURASHE (Asociación Europea de Instituciones de Educación Superior), ESU (Asociación Europea de Estudiantes) y ENQA (Asociación Europea de Agencias de Aseguramiento de la Calidad)—, el EQAR tiene como objetivo la promoción del desarrollo del EEES mediante el incremento del grado de transparencia en la garantía de la calidad.

La próxima auditoría externa se realizará basándose en la nueva versión de la norma ISO 9001: Gestión de los Sistemas de Garantía de Calidad, tras la publicación de su cuarta edición en el pasado mes de noviembre. Según los datos presentados en la última memoria de la organización ISO (ISO Scope 2007), la norma ISO 9001 está implantada en 175 países distintos como marco de trabajo para la gestión de los sistemas internos de calidad. El número de organizaciones certificadas aumenta cada día. Así, en el año 2006 existían 896.929, pasando a 951.486 en diciembre de 2007. Estos datos consolidan el estándar como referente de los sistemas de gestión de la calidad.

A fin de mantener las normas actualizadas, todas las normas ISO (más de 17.400) son periódicamente revisadas. Para llevar a cabo las revisiones, se tienen en cuenta las opiniones de los usuarios recibidas a través de encuestas, las dudas que aparecen durante los procesos de implantación y las tendencias respecto a los sistemas de gestión.

El comité encargado de dicha revisión (ISO/TC 176/SC 2) ha desarrollado un conjunto de documentos en los que se explican las diferencias entre ambas versiones (disponibles en http://www.iso.org/). En cuanto a contenido, la versión 2008 no introduce nuevos requisitos, si la comparamos con la versión 2000, a la que reemplaza. Está previsto que los cambios con mayor impacto tengan lugar en una próxima revisión, en el año 2012.

Por lo tanto:

• Se mantiene el enfoque a procesos.
• Se mantienen el objeto, el ámbito y los ocho principios de gestión de calidad, que son: orientación al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque por procesos, enfoque del sistema hacia la gestión, mejora continua, enfoque hacia la toma de decisiones y relación beneficiosa con el proveedor.

Los objetivos del cambio son:

• Mejorar la norma actual.
• Proporcionar claridad y facilidad de uso.
• Permitir más compatibilidad con la norma ISO 14001:2004 de gestión ambiental.

Otro de los puntos que la norma considera, dadas las repercusiones que siempre ha tenido, es la documentación. Ante todo hay que recordar que, a escala de una organización, los principales objetivos de la documentación son:

• Ser una herramienta de comunicación e información.
• Ser una evidencia de conformidad, como muestra de que se ha hecho lo que se había planificado.
• Ser una herramienta para compartir y preservar el conocimiento de la organización.

Partiendo de esta base, la norma quiere permitir a las organizaciones más flexibilidad para escoger qué procedimiento de documentación usan para desarrollar su sistema. Por lo tanto, cada organización elegirá cuáles son los documentos necesarios para demostrar la efectividad de sus procesos y la mejora continua.

Según la nueva versión 9001:2008, apartado 4.2 (“Requisitos de la documentación”), y las definiciones de la norma ISO 9000:2005, apartado 3.7 (“Términos relativos a la documentación”), los documentos pueden tener los siguientes formatos:

• Papel
• Magnético
• Electrónico o digital
• Fotográfico

Las notas del apartado 4.2 enfatizan que la extensión de la documentación del sistema de calidad dependerá de cada organización, de acuerdo con:

• La dimensión de la organización y el tipo de actividad.
• La complejidad de los procesos.
• La competencia del personal.

Por último, hay que recordar que, aunque la certificación externa según la norma ISO 9001 no es un requerimiento, la mayor parte de las organizaciones que la aplican como sistema de garantía interna están certificadas. El cambio de norma implicará que todos los centros certificados con la versión del año 2000 tendrán que revalidarse con la nueva versión antes de dos años, momento en el que los certificados emitidos dejarán de tener validez. El proceso de transición, pues, tiene una duración máxima de dos años.

Tal y como se ha comentado, dado que se trata de un cambio que no implica nuevos requisitos, sino que está orientado a la comprensión, clarificación y armonización del vocabulario con otras normas, este tiempo de transición puede considerarse suficiente para que las organizaciones puedan efectuar la adaptación con fluidez.