Publicación trimestral de AQU Catalunya

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Julio 2020

Las visitas a los centros en forma de reunión entre expertos y miembros de las instituciones de educación ?como parte del proceso de evaluación por parte de expertos externos (peer review)? siguen siendo consideradas el elemento central de los procedimientos de evaluación de titulaciones, sistemas de gestión de la calidad o proyectos de investigación. La pandemia del coronavirus ha planteado un desafío particular a dichos procedimientos: ¿pueden las «visitas virtuales» (por videoconferencia) reemplazar o absorber el valor añadido de los encuentros presenciales? A lo largo de los últimos meses, hemos explorado sus posibilidades y limitaciones y a continuación vamos a resumir algunas de ellas.

Desde mediados de marzo de 2020, evalag ofrece a las instituciones de educación superior la posibilidad de reemplazar las visitas presenciales a centros en proceso de evaluación por videoconferencias. La mayoría de las instituciones con las que trabajamos ha usado dicha opción para seguir impulsando sus procedimientos de evaluación y, en general, hemos recibido comentarios positivos tanto de las instituciones de educación superior como de los expertos.

Por regla general, las visitas presenciales tienen una agenda muy apretada, dado que los expertos acuden de lejos. Los encuentros virtuales, en cambio, permiten ahorrar tiempo de desplazamiento y costes y, por lo consiguiente, permiten también agendas más flexibles. Las rondas iniciales de expertos ?que suelen celebrarse el día anterior a la visita? pueden programarse para una semana antes, de modo que permitan suficiente tiempo para preparar más a fondo las conversaciones con los miembros de las instituciones de educación superior. Dichas conversaciones pueden limitarse a medias jornadas y distribuirse a lo largo de tres días o más, en función de la carga de trabajo general de los expertos. Con todo, alargar las visitas también puede conllevar el riesgo de que se disperse el foco de atención del procedimiento.

Los sistemas de videoconferencia disponibles hoy en día (BigBlueButton, Teams, Adobe Connect, Jitsi, Webex, Zoom, etc.) varían principalmente en lo que se refiere a sus prestaciones relativas a las reuniones de grupos grandes. Las soluciones de código abierto (self-hosted) proporcionan más seguridad en cuanto a datos, pero su rendimiento depende en gran parte del hardware disponible y tienden a presentar una menor calidad de audio y vídeo. Por contra, las soluciones de código propietario disponen de ancho de banda suficiente, por lo que proporcionan mejor estabilidad. A menudo utilizamos funciones adicionales, como la sala de espera, los chats, las salas pequeñas, las reacciones y compartir pantalla. Ciertas soluciones ofrecen más funciones u otras funciones distintas (como la pizarra electrónica). Así pues, recomendamos tener en cuenta dichas posibilidades a la hora de elegir un sistema. De acuerdo con los requisitos técnicos y de seguridad, recomendamos encarecidamente seguir las últimas notas de seguridad al escoger una herramienta, así como mantenerse al día en todo momento.

La visitas virtuales exigen una preparación distinta en lo que se refiere a agenda, organización y contenido. Las rondas de diálogos, por ejemplo, deben prepararse con una agenda claramente estructurada con antelación. Puesto que las videoconferencias son más agotadoras para los participantes que los encuentros presenciales, hay que adaptar su estructura. Lar rondas de diálogos no deberían exceder los 60-75 minutos. Además se recomienda programar pausas de entre 15 y 30 minutos entre reunión y reunión. También hemos reemplazado la ronda de bienvenida por presentaciones pensadas para romper el hielo, y proporcionamos una lista de todos los participantes con nombres y cargos. Las responsabilidades relativas a la moderación y al registro/acceso de los participantes deberían recaer en personas distintas, dado que ambas labores requieren una atención considerable. El anfitrión de la reunión debe poder controlar el acceso a las reuniones (por ejemplo, mediante la función «sala de espera»). Además, hay que recordar a los participantes la norma, ya extendida, de hablar únicamente cuando se les pida hacerlo, para así garantizar que los problemas de audio quedan reducidos a un mínimo. Alternativamente, existe la posibilidad de que la persona que modera vaya recopilando las preguntas vía chat. También hemos tenido buenas experiencias con rondas adicionales para los expertos entre reunión y reunión con los miembros de las instituciones de educación superior. No es lo mismo que ir a cenar conjuntamente, pero compensan la falta de contacto personal y ofrecen la posibilidad de hablar off the record. Por último, la inspección de las instalaciones puede substituirse por el envío de vídeos con antelación. Los puntos controvertidos podrían inspeccionarse en directo mediante la ayuda de las cámaras de los teléfonos inteligentes.

A lo largo de los últimos meses, evalag ha ido acumulando experiencia en lo que se refiere a visitas virtuales (a universidades, facultades de ciencias aplicadas e instituciones de educación superior artística), reuniones de expertos y seminarios en línea. La respuesta tanto de las instituciones de educación superior como de los expertos ha sido positiva, con pocas reacciones negativas relativas a la percepción de ausencia de contacto personal. Por todo ello, evalag está valorando, en el futuro, ofrecer a expertos e instituciones de educación superior visitas virtuales a los centros como alternativa a las reuniones presenciales, ya que ello podría reducir los costes de desplazamiento y la huella ecológica de las actividades de garantía de la calidad. Otra opción consistiría en mezclar ambos procedimientos, con algunos expertos visitando presencialmente la institución de educación superior y otros sumándose a las visitas en línea.