CompartirBalance de un año de COVID en AQU Catalunya
Como nos ha afectado el impacto de la pandemia en el último año, como nos hemos adaptado a la nueva manera de trabajar, y como hemos asegurado 0 contagios en las dependencias de AQU Catalunya.
Hace un año no imaginábamos todo lo que viviríamos. Sabíamos del confinamiento de la población de Wuhan por un virus muy infeccioso, pero no de lo que representaría en nuestras vidas. Pensábamos que sería cuestión de unas semanas, y las semanas se convirtieron en meses, y los meses han cumplido un año.
En este año la Agencia ha tenido que adaptarse a otra manera de funcionar, de la que hacemos un balance.
Preparados tecnológicamente. La víspera de la declaración del estado de alarma el 100% del personal de AQU Catalunya cogió su equipo portátil y desde entonces ha estado teletrabajando sin ninguna incidencia remarcable. Esto ha sido posible gracias a la implantación progresiva de la norma ISO 27001 de seguridad de la información, con la que AQU se certificó en 2015. Uno de los requerimientos de la Norma es el análisis de riesgos para garantizar el acceso a la información. Para poder estar preparados se empezaron a introducir, de manera gradual, equipos portátiles, software que nos permitieran trabajar en remoto, se externalizó el alojamiento de la información y se hicieron copias de seguridad para garantizar el restablecimiento de la información en un máximo de 2 semanas. En diciembre de 2019 hicimos el paso definitivo introduciendo Office 365 como herramienta de trabajo.
Administración electrónica implantada. Desde la Agencia habíamos completado el proyecto de implantación de la administración electrónica en todos los procesos de evaluación que gestionamos. Los procesos de evaluación institucional y de programas ya funcionaban de manera virtual y los procesos de evaluación del profesorado se habían acabado de transformar el 2019. Justamente, en enero de 2020 se publicó la ORDEN EMC / 6/2020, de 17 de enero, por la que se aprueba la tramitación electrónica obligatoria de los procedimientos de evaluación, certificación y acreditación de la Comisión de Evaluación de la Investigación de la Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Cataluña que de manera premonitoria establecía el uso de los medios electrónicos en los procedimientos de evaluación, certificación y acreditación de la Comisión de Evaluación de la Investigación para las personas que solicitaran estas evaluaciones a partir de las primeras convocatorias de 2020.
Adaptación de procedimientos y de actividades. Los efectos de la pandemia y del estado de alarma que más impactaron con la actividad de la Agencia fueron: por un lado, la suspensión de los plazos administrativos que afectaron las convocatorias de evaluación del profesorado, las fechas máximas de acreditación de las titulaciones universitarias, los plazos de presentación de modificaciones y de las memorias de verificación, la presentación de recursos de alzada, y la contratación de bienes y servicios; y, por otro, la transformación de actividades presenciales a virtuales, tales como la organización de reuniones, jornadas y talleres, pero sobre todo las visitas virtuales de los procesos de certificación y acreditación. En pocas semanas desde la aprobación del estado de alarma, y con una clara vocación de servicio público, la Agencia fue capaz de adaptar los procesos de evaluación presenciales a virtuales convirtiéndose en una de las primeras agencias europeas a hacerlo con éxito. Este modelo se ha presentado en diferentes foros europeos y ha convertido en un referente.
Adaptación del personal al teletrabajo. En 2020 preguntamos al personal sobre la experiencia de trabajar de forma telemática durante el confinamiento. La encuesta la respondieron 42 personas (un 86%). En líneas generales casi el 90% de la plantilla se mostraba satisfecha o muy satisfecha con el trabajo telemático y la práctica totalidad de la plantilla pedía continuar con esta modalidad de forma menos intensiva, unos 2 días a la semana en el futuro. La gran mayoría del personal no tuvo incidencias en el trabajo (74%) y sólo se reportó algún problema puntual de acceso a las aplicaciones. El personal con personas dependientes a cargo tuvieron más dificultades de desconexión digital y sintieron más estrés que las personas que no tenían personas a cargo y, aunque la mayoría se sentía bien, las personas indicaban que necesitaban restablecer el contacto personal.
0 riesgos, 0 contagios. Durante este año hemos impulsado una política para reducir los riesgos a la mínima expresión. Por este motivo hemos estado teletrabajando prácticamente todo el tiempo y el trabajo presencial se ha hecho de manera puntual y sólo por causas justificadas como el traslado de oficinas, la entrega de equipos, la realización de pruebas para la selección de personal o la acogida a nuevos miembros. Todos los encuentros presenciales se han hecho cumpliendo estrictamente las medidas de seguridad establecidas (distancia de seguridad, ventilación, mascarilla, lavado de manos y no compartir puestos de trabajo). A pesar de la dureza con que en algunos casos ha impactado este virus a las vidas del personal y personas colaboradoras con AQU Catalunya y con quien mostramos nuestro afecto y apoyo, como resultado de esta política nos podemos congratular que en las oficinas de la Agencia no se ha producido ningún contagio por COVID. Aunque tenemos ganas de reencontrarnos y de volver a sentir el calor humano que las pantallas no pueden transmitir, también sabemos que lo haremos cuando podamos garantizar un espacio seguro.
En definitiva, AQU Catalunya salía de un buen punto de partida para hacer frente a la pandemia y lo hacía porque la mejora continua forma parte de su ADN. Además, la capacidad de reacción por parte del equipo de AQU Catalunya fue impresionante e inmediata, no se perdió ni un solo día de trabajo, y introdujimos de manera rápida nuevas maneras de trabajar que seguramente, cuando pueda restablecer la presencialidad, se mantendrán.