CompartirBalanç d’un any de COVID a AQU Catalunya
Com ens ha afectat l’impacte de la pandèmia en el darrer any, com ens hem adaptat a la nova manera de treballar, i com hem assegurat 0 contagis a les dependències d’AQU Catalunya.
Ara fa un any no ens imaginàvem tot el que viuríem. Sabíem del confinament de la població de Wuhan per un virus molt infecciós, però no del que representaria a les nostres vides. Pensàvem que seria qüestió d’unes setmanes, i les setmanes es van convertir en mesos, i els mesos han complert un any.
En aquest any l’Agència s’ha hagut d’adaptar a una altra manera de funcionar de la qual fem un balanç.
Preparats tecnològicament. La vigília de la declaració de l’estat d’alarma el 100% del personal d’AQU Catalunya va agafar el seu equip portàtil i des d’aleshores ha estat teletreballant sense cap incidència remarcable. Això ha estat possible gràcies a la implantació progressiva de la norma ISO 27001 de seguretat de la informació, amb la qual AQU es va certificar el 2015. Un dels requeriments de la Norma és l’anàlisi de riscos per garantir l’accés a la informació. Per poder estar preparats es van començar a introduir, de manera gradual, equips portàtils, programaris que ens permetessin treballar en remot, es va externalitzar l’allotjament de la informació i es van fer còpies de seguretat per garantir el restabliment de la informació en un màxim de 2 setmanes. El desembre de 2019 vam fer el pas definitiu introduint l’Office 365 com a eina de treball.
Administració electrònica implantada. Des de l’Agència havíem completat el projecte d’implantació de l’administració electrònica a tots els processos d’avaluació que gestionem. Els processos d’avaluació institucional i de programes ja funcionaven de manera virtual i els processos d’avaluació del professorat s’havien acabat de transformar el 2019. Justament, el gener de 2020 es va publicar l’ORDRE EMC/6/2020, de 17 de gener, per la qual s'aprova la tramitació electrònica obligatòria dels procediments d'avaluació, certificació i acreditació de la Comissió d'Avaluació de la Recerca de l'Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya que de manera premonitòria establia l’ús dels mitjans electrònics en els procediments d'avaluació, certificació i acreditació de la Comissió d'Avaluació de la Recerca per a les persones que sol·licitessin aquestes avaluacions a partir de les primeres convocatòries de 2020.
Adaptació de procediments i d’activitats. Els efectes de la pandèmia i de l’estat d’alarma que més van impactar amb l’activitat de l’Agència van ser: d’una banda, la suspensió dels terminis administratius que van afectar les convocatòries d’avaluació del professorat, les dates màximes d’acreditació de les titulacions universitàries, els terminis de presentació de modificacions i de les memòries de verificació, la presentació de recursos d’alçada, i la contractació de béns i serveis; i, de l’altra, la transformació d’activitats presencials a virtuals, com ara l’organització de reunions, jornades i tallers, però sobretot les visites virtuals dels processos de certificació i acreditació. En poques setmanes des de l’aprovació de l’estat d’alarma, i amb una clara vocació de servei públic, l’Agència va ser capaç d’adaptar els processos d’avaluació presencials a virtuals esdevenint una de les primeres agències europees a fer-ho amb èxit. Aquest model s’ha presentat en diferents fòrums europeus i ha esdevingut un referent.
Adaptació del personal al teletreball. El 2020 vam preguntar al personal sobre l’experiència de treballar de forma telemàtica durant el confinament. L’enquesta la van respondre 42 persones (un 86%). En línies generals gairebé el 90% de la plantilla es mostrava satisfeta o molt satisfeta amb el treball telemàtic i la pràctica totalitat de la plantilla demanava continuar amb aquesta modalitat de manera menys intensiva, uns 2 dies a la setmana en el futur. La gran majoria del personal no va tenir incidències en el treball (74%) i només es va reportar algun problema puntual d’accés a les aplicacions. El personal amb persones dependents a càrrec van tenir més dificultats de desconnexió digital i van sentir més estrès que les persones que no tenien persones a càrrec i, tot i que la majoria se sentia bé, les persones indicaven que necessitaven restablir el contacte personal.
0 riscos, 0 contagis. Durant aquest any hem impulsat una política per reduir els riscos a la mínima expressió. Per aquest motiu hem estat teletreballant pràcticament tot el temps i el treball presencial s’ha fet de manera puntual i només per causes justificades com ara el trasllat d’oficines, l’entrega d’equips, la realització de proves per a la selecció de personal o l’acollida a nous membres. Totes les trobades presencials s’han fet complint estrictament les mesures de seguretat establertes (distància de seguretat, ventilació, mascareta, rentat de mans i no compartició de llocs de treball). Malgrat la duresa amb que en alguns casos ha impactat aquest virus a les vides del personal i persones col·laboradores amb AQU Catalunya i amb qui mostrem el nostre afecte i suport, com a resultat d’aquesta política ens podem congratular que a les oficines de l’Agència no s’ha produït cap contagi per COVID. Tot i que tenim ganes de retrobar-nos i de tornar a sentir l’escalf humà que les pantalles no poden transmetre, també sabem que ho farem quan puguem garantir un espai segur.
En definitiva, AQU Catalunya sortia d’un bon punt de partida per fer front a la pandèmia i ho feia perquè la millora contínua forma part del seu ADN . A més, la capacitat de reacció per part de l’equip d’AQU Catalunya va ser impressionant i immediata, no es va perdre ni un sol dia de treball, i vam introduir de manera ràpida noves maneres de treballar que segurament, quan es pugui restablir la presencialitat, es mantindran.