Preguntas frecuentes sobre la Guía para la certificación de la implantación del SGIC
El proceso de evaluación pretende analizar el cumplimiento de los estándares y dimensiones de la Guía de certificación a través de los procesos del SGIC. De esta manera, se evalúa el cumplimiento de los estándares/dimensiones y no de los procesos.
El centro tiene que demostrar que sigue una cultura de la mejora continua. Sin embargo, es importante que las instituciones diseñen e implementen procesos que respondan a su realidad.
Este es uno de los elementos clave de la evaluación.
Se pretende hacer un análisis de coherencia y alineamiento de la política y de los objetivos de calidad del centro y de la institución de educación superior. De esta manera, no se pretende hacer una evaluación de los objetivos de calidad del centro o de la institución.
Existen diferentes formas de entender la política y los objetivos de calidad. La política de calidad mostrará las intenciones globales y la orientación que adopta el centro hacia la calidad. Los objetivos de calidad, por su parte, concretan la política de calidad y tienen que incluir al menos definiciones de acciones, indicadores, responsables y plazos. El centro tendrá que realizar un seguimiento continuo de los objetivos establecidos.
Se pretende comprobar que los procesos están implantados.
Un aspecto relevante es demostrar que los procesos se analizan y se mejoran. De esta manera se podrá determinar si realmente hay una verdadera cultura de la calidad.
Lo más importante es controlar y mejorar el proceso. Si no hay coherencia entre lo que está escrito y lo que se hace, el SGIC tiene que permitir corregir este desajuste.
El centro tiene que definir el proceso, ejecutarlo y, lo más importante, recoger información a fin de que los responsables de los procesos tomen decisiones para la mejora de los resultados de estos procesos.
Los procesos transversales son procesos más centralizados a nivel de universidad. La responsabilidad no depende del centro.
La institución de educación superior decide si el proceso es transversal o no.
Recogida de datos del proceso transversal para el centro y utilización de estos para el análisis y mejora del centro (indicadores del centro).
Sí. Para mejorar el proceso transversal y controlar y mejorar su aplicación. Por ejemplo, una mejora podría ser una propuesta de un vicerrectorado u órgano superior al centro para mejorar el proceso transversal.
Lo más importante es definir la cadena de responsabilidades.
En la mayoría de casos siempre habrá un responsable único. Sin embargo, podría haber también alguna comisión (esta situación se tendría que limitar a pocas ocasiones).
El responsable del proceso tiene que velar por sus resultados. Por lo que ha de tener capacidad de decisión.
Cuando se habla de que la responsabilidad recae sobre una comisión, se entiende que el presidente de la comisión es el responsable del proceso.
Identificamos el proceso para el cual siempre hemos definido a la persona responsable. En muchas ocasiones pueden haber responsables para etapas concretas de aquel proceso.
Por ejemplo, el diseño de titulaciones tiene un responsable (normalmente vicerrector), pero en un momento determinado el proceso se asigna al centro para después volver a vicerectorado. En este ejemplo, identificaríamos al vicerrector como responsable del proceso, mientras que el coordinador del título podría ser el responsable del diseño académico del programa formativo.
La revisión del sistema implica "todo". Además de la revisión de los procesos, se tienen que revisar los resultados de los procesos y su eficacia, así como la política y el cumplimiento de los objetivos.
Se pretende tener una visión de conjunto: eficacia de los resultados de la revisión de los procesos, política y objetivos, y las decisiones que se toman para que el SGIC funcione.
La revisión del SGIC permite garantizar los resultados de calidad del momento actual y del futuro.
Un elemento relevante que se tendrá en cuenta es la toma de decisiones. Eso indica que esta toma de decisiones podría reflejarse en una propuesta de acciones de mejora.
Esta revisión se puede dar en el día a día del centro, por ejemplo al nivel del Consejo de Gobierno de Facultad.
Actualmente, pueden existir problemas de encaje temporal entre ambas revisiones. No se pretende que se repitan acciones ya realizadas. Si la revisión del SGIC queda recogida en el Informe de Seguimiento del Centro, se propone referenciarlo de esta manera y dejar la revisión del SGIC como si fuera un proceso de metaevaluación.
Los elementos mínimos del plan de mejora son: definición de las acciones de mejora, tareas a desarrollar, responsable, plazo e indicador, priorización. El plan de mejora debería identificar las acciones que dependen del centro y las que no dependen de él (por ejemplo de un vicerrectorado).
En el caso de que las acciones de mejora no dependan del centro, el centro se encargará de remitirlas al responsable correspondiente para que se lleven a cabo.
Se debe verificar el cumplimiento de las acciones definidas: ¿cada cuánto tiempo? ¿Al menos dos veces por curso académico?
Por ejemplo, el grado de cumplimiento de las acciones de mejora de cursos anteriores se pueden revisar en la revisión del SGIC (dimensión 1).
Esta decisión la debe tomar el centro. Sin embargo, lo ideal es hacer un plan de mejora único, ya que permitiría así disponer de un plan de mejora del centro.
Está vinculado a la estructura de liderazgo de la institución.
Se pretende analizar si los responsables del proceso pueden acceder fácilmente a toda la documentación relacionada con los procesos.
Se puede trabajar con un sistema de carpetas digitales (por ejemplo, Office) o con una plataforma informática (gestor documental).
- Existen indicadores de los procesos y de los objetivos de calidad.
- Si se establecen objetivos de calidad, se deberían establecer valores "objetivo" para estos.
- Se hará una valoración de "suficiente": si el centro dispone de indicadores y los mide.
- Se hará una valoración de "satisfactorio": si el centro dispone de indicadores, los mide y establecen un valor objetivo a alcanzar.
Los grupos de interés se identifican específicamente en el estándar 1.1. No obstante, hay que indicar que afecta a todas las dimensiones. En consecuencia, los procesos deberán identificar los grupos de interés en cada caso.
Existen mecanismos para trabajar en la línea de la fiabilidad de los resultados. Por ejemplo, la institución es consciente de los resultados que tiene y hace acciones para intentar mejorar la fiabilidad de los mismos.