Preguntes freqüents sobre la Guia per a la certificació de la implantació del SGIQ
El procés d'avaluació pretén analitzar el compliment dels estàndards i dimensions de la Guia de certificació a través dels processos del SGIQ. D'aquesta manera, s'avalua el compliment dels estàndards/dimensions i no dels processos.
El centre ha de demostrar que segueix una cultura de la millora continua. Tanmateix, és important que les institucions dissenyin i implementin processos que responguin a la seva realitat.
Aquest és un dels elements clau de l'avaluació.
Es pretén fer un anàlisi de coherència i alineament de la política i dels objectius de qualitat del centre i de la institució d'educació superior. D'aquesta manera, no es pretén fer una avaluació dels objectius de qualitat del centre o de la institució.
Existeixen diferents formes d'entendre la política i els objectius de qualitat. La política de qualitat mostrarà les intencions globals i la orientació que adopta el centre en vers la qualitat. Els objectius de qualitat, per la seva banda, concreten la política de qualitat i han d'incloure al menys definicions d'accions, indicadors, responsables i terminis. El centre haurà de realitzar un seguiment continu dels objectius establerts.
Es pretén comprovar que els processos estan implantats.
Un aspecte rellevant és demostrar que els processos s'analitzen i es milloren. D'aquesta manera es podrà determinar si realment hi ha una veritable cultura de la qualitat.
El més important és controlar i millorar el procés. Si no hi ha coherència entre el que està escrit i el que es fa, el SGIQ ha de permetre corregir aquest desajust.
El centre ha de definir el procés, executar-lo i, el més important, recollir informació per tal que els responsables dels processos prenguin decisions per a la millora dels resultats dels processos.
Els processos transversals són processos més centralitzats a nivell d'universitat. La responsabilitat no depèn del centre.
La institució d'educació superior decideix si el procés és transversal o no.
Recollida de dades del procés transversal per al centre i utilització d'aquestes per a l'anàlisi i millora del centre (indicadors del centre).
Sí. Per a millorar el procés transversal i controlar i millorar l'aplicació del procés transversal del centre. Per exemple, una millora podria ser una proposta a un vicerectorat o òrgan superior al centre per a millorar el procés transversal.
El més important és definir la cadena de responsabilitats.
En la majoria de casos sempre hi haurà un responsable únic. Tot i això, podria haver també alguna comissió (aquesta situació s'hauria de limitar a poques ocasions).
El responsable del procés ha de vetllar pels resultats del procés. D'aquesta manera, ha de tenir capacitat de decisió.
Quan es parla que la responsabilitat recau sobre una comissió, s'entén que el president de la comissió és el responsable del procés.
Identifiquem el procés per al qual sempre hem definit a la persona responsable. En moltes ocasions poden haver responsables per a etapes concretes d'aquell procés.
Per exemple, el disseny de titulacions té un responsable (normalment vicerector), però en un moment determinat el procés s'assigna al centre, per després tornar a vicerectorat. En aquest exemple, identificaríem al vicerector com a responsable del procés, mentre que el coordinador del títol podria ser el responsable del disseny acadèmic del programa formatiu.
La revisió del sistema implica “tot”. A més de la revisió dels processos, s'han de revisar els resultats dels processos i la seva eficàcia, així com la política i el compliment dels objectius.
Es pretén tenir una visió de conjunt: eficàcia dels resultats de la revisió dels processos, política i objectius, i les decisions que es prenen perquè el SGIQ funcioni.
La revisió del SGIQ permet garantir els resultats de qualitat del moment actual i del futur.
Un element rellevant que es tindrà en compte és la presa de decisions. Això indica que aquesta presa de decisions podria reflectir-se en una proposta d’accions de millora.
Aquesta revisió es pot donar en el dia a dia del centre, per exemple al nivell del Consell de Govern de Facultat.
Actualment, poden existir problemes d'encaix temporal entre ambdues revisions. No es pretén que es repeteixin accions ja realitzades. Si la revisió del SGIQ queda recollida en l'Informe de Seguiment del Centre, es proposa referenciar-ho d'aquesta manera i deixar la revisió del SGIQ com si fos un procés de meta-avaluació.
Els elements mínims del pla de millora són: definició de les accions de millora, tasques a desenvolupar, responsable, termini i indicador, priorització. El pla de millora hauria d'identificar les acciones que depenen del centre i les que no depenen d'ell (per exemple d'un vicerectorat).
En el cas que les accions de millora no depenguin del centre, el centre s'ha d'encarregar de remetre-les al responsable corresponent per que es portin a terme.
S'ha de verificar el compliment de les accions definides: cada quant de temps? Al menys dos vegades per curs acadèmic?
Per exemple, el grau de compliment de les acciones de millora de cursos anteriors es poden revisar a la revisió del SGIQ (dimensió 1).
Aquesta decisió l'ha de prendre el centre. Tot i això, l'ideal és fer un pla de millora únic, ja que permetria al centre disposar d'un pla de millora del centre.
Està vinculat a l'estructura de lideratge de la institució.
Es pretén analitzar si els responsables del procés poden accedir fàcilment a tota la documentació relacionada amb els processos.
Es pot treballar amb un sistema de carpetes digitals (per exemple, office) o amb una plataforma informàtica (gestor documental).
Existeixen indicadors dels processos i dels objectius de qualitat.
Si s'estableixen objectius de qualitat, s'haurien d'establir valors "objectiu" per aquests.
Es farà una valoració de "suficient", si el centre disposa d'indicadors i els mesura.
Es farà una valoració de "satisfactori", si el centre disposa d'indicadors, els mesura i estableixen un valor objectiu a assolir.
Els grups d'interès s'identifiquen específicament a l'estàndard 1.1. Tot i això, cal indicar que afecta a totes les dimensions. En conseqüència, els processos hauran d'identificar els grups d'interès en cada cas.
Existeixen mecanismes per treballar en la línia de la fiabilitat dels resultats. Per exemple, la institució és conscient del resultats que té i fa accions per intentar millorar la fiabilitat dels mateixos.